Você respeita a etiqueta corporativa quando o assunto é e-mail de trabalho?

O site Business Insider compilou os erros mais graves que um profissional pode cometer com a ferramenta. Confira os 7 piores a seguir, na lista publicada pelo Portal Exame.com.

1. Escrever a palavra “urgente” no assunto quando a questão não é urgente
Na tentativa de forçar a abertura da sua mensagem pelo destinatário, muita gente escreve palavras alarmantes no assunto do e-mail. A tática pode funcionar da primeira ou da segunda vez, mas perde efetividade com a repetição. Não vai demorar muito para que ninguém mais preste atenção em você — inclusive quando houver uma emergência real.

2. Não colocar nada (ou escrever algo muito vago) no assunto
Outra gafe imperdoável é mandar um e-mail sem nada no campo “assunto”. A situação pode ser muito irritante, porque obriga a outra pessoa a abrir o seu recado para descobrir do que se trata.

Escrever algo muito genérico ou indefinido, como “Olá” ou “Para seu conhecimento”, também pode gerar aborrecimento e até desestimular a abertura da sua mensagem. Um e-mail de trabalho com boas chances de ser lido e respondido normalmente tem uma frase de assunto clara, objetiva e concisa.

3. Deixar passar muitos erros de digitação
Quando o assunto é a escrita no trabalho, não é só com equívocos gramaticais que você deve se preocupar. Por mais inofensivos que pareçam, os erros de grafia provocados pela pressa na hora de digitar também podem prejudicar a sua imagem.

4. Incluir múltiplos destinatários quando a conversa é particular
Enviar e-mails direcionados a um único indivíduo para o grupo todo pode ser extremamente irritante. Da mesma forma, o recurso ‘responder para todos’ também só pode ser usado quando a sua resposta for realmente necessária para todos.

O mesmo vale para a opção “Mandar com cópia”: só vale copiar colegas, chefes ou clientes se a conversa for de fato relevante para eles.

5. Abusar da opção “Mandar com cópia oculta”
Pessoas que usam demais o famigerado botão “Cco” em e-mails de trabalho podem ser vistas com desconfiança pelos demais. É melhor deixar a lista de destinatários aberta ou, em último caso, mandar um e-mail específico para informar aquela pessoa sobre detalhes de uma conversa à qual tecnicamente não pertence.

6. Escrever mensagens longas demais
Pesquisas já mostraram que as pessoas levam, em média, de 15 a 20 segundos para ler um e-mail. Além disso, o olhar se concentra nas primeiras palavras e frases do topo do e-mail e o interesse diminui conforme o texto avança para baixo.

Portanto, se você deseja que a sua mensagem seja lida, é melhor que ela seja objetiva e sucinta. Outra dica é quebrar grandes blocos de texto em parágrafos menores ou organizar suas ideias em tópicos enumerados. Recursos como o negrito e o itálico, se usados com moderação, também podem ajudar a compor uma mensagem mais palatável e convidativa.

7. Ter uma linguagem formal ou informal demais
O tom de qualquer e-mail profissional deve refletir fielmente o grau de intimidade que você tem com o seu destinatário. Mas, por mais que você não o conheça tão bem, é preciso tomar cuidado para não parecer um robô.

Ao mesmo tempo, tudo tem limite: usar muitos pontos de exclamação, emoticons, cores ou fontes extravagantes pode ser visto como pouco profissional. A informalidade em excesso pode ser problemática especialmente se você está falando com uma pessoa de outra geração, que talvez esteja acostumada a um tom mais tradicional em diálogos por escrito.